（一）參展單位和人員應具備的資格 　　

參加展覽會的單位，必須是具有外經(jīng)貿(mào)經(jīng)營權的各類外貿(mào)企業(yè)、生產(chǎn)企業(yè)和在外商投資企業(yè)。供貨、協(xié)作單位的人員可以作為參展單位的邀請人員參加展覽會。參展人員應是主管業(yè)務的領導和懂外語的業(yè)務人員。參展團組每個標準攤位人數(shù)不超過兩人。

　　（二）赴國外參展、辦展活動的審批程序和申報文件 　　

赴國（境）外舉辦和參加展覽，須經(jīng)外經(jīng)貿(mào)部審查批準。

具體審批程序采取預審和終審兩種形式：預審是對主辦單位開展前期準備工作的審批；終審是根據(jù)審批條件，視準備工作情況予以許可的審批。

原則上每年集中審批兩次。主辦單位在征求駐外使、領館意見后，于4月底和9月底以前將下年度出國（境）參加國際博覽會、國際經(jīng)貿(mào)展覽會的計劃報送中國貿(mào)促會匯總協(xié)調(diào)；各省、自治區(qū)、直轄市及計劃單列市外經(jīng)貿(mào)委（廳、局）以省、區(qū)、市名義舉辦的出國經(jīng)貿(mào)展覽會，報送外經(jīng)貿(mào)部（發(fā)展司）匯總后統(tǒng)一交中國貿(mào)促會協(xié)調(diào)。申請報告應包括以下主要內(nèi)容：主辦單位、承辦單位、辦展名稱、展出時間、地點、內(nèi)容、規(guī)模、參展人數(shù)、可行性方案、經(jīng)費預算、在外停留天數(shù)、出訪路線等。外經(jīng)貿(mào)部于7月底和12月底之前將預審通知書批復給各主辦單位。

各主辦單位憑預審通知書進行招展的準備工作，并須于開展3個月前將終審材料報外經(jīng)貿(mào)部審批。終審材料包括：參展單位名單、展品大類清冊、經(jīng)費收支、國（境）外協(xié)辦單位情況（背景材料、資信情況、展覽服務能力）等。外經(jīng)貿(mào)部在材料收到之日起1個月內(nèi)決定是否給予正式批復。

主辦單位在得到外經(jīng)貿(mào)部正式批復文件后方可開展對外的實質(zhì)性工作，如發(fā)布辦展信息、承諾或簽訂協(xié)議，以及辦理出國（境）的有關手續(xù)等。活動計劃一經(jīng)正式批準，要嚴格執(zhí)行，不能任意更改，必須報外經(jīng)貿(mào)部批準。

根據(jù)國務院有關嚴禁公費出國旅游的通知精神，出國展團人數(shù)及在外停留天數(shù)應嚴格控制，各辦展單位應嚴格按外經(jīng)貿(mào)部正式批復核準的人數(shù)和在外停留天數(shù)辦理有關手續(xù)，不得擅自增加。各主辦單位應在展覽結(jié)束后1個月內(nèi)將赴國（境）外參展、辦展活動的總結(jié)報告報送外經(jīng)貿(mào)部，作為下次審批的參考。

至于護照是沒有有效期的，你可以先辦，只是需要簽證罷了，體檢沒有這種說法